Conformément au règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 (dit « règlement général sur la protection des données » ou RGPD)

Date de la dernière mise à jour : 16 novembre 2022

La présente charte de protection des données à caractère personnel (ci-dessous: la « Charte ») décrit l’engagement de l’application Guide des huiles essentielles – exploité par Foxtastic SRL, situé 25 Rue de la Genièvrerie, 7022 Hyon, Belgique et inscrite à la TVA sous le n° BE 0740.651.319 – en tant que responsable de traitement eu égard au respect de la vie privée et à la protection des données à caractère personnel de ses utilisateurs. Cette Charte a été rédigée pour vous permettre de prendre connaissance des pratiques et des conditions dans lesquelles l’application Guide des huiles essentielles recueille, utilise et conserve vos données à caractère personnel (ci-dessous: les « Données »).

Vous y trouverez la description des différentes Données que nous pouvons collecter et traiter ou que vous pouvez nous transmettre lorsque vous accédez et/ou utilisez l’application Guide des huiles essentielles (l’ « Application ») sur lequel sont vendus nos produits. Le terme « Application » désigne seulement l’application Guide des huiles essentielles.

Compte tenu de l’évolution constante des lois et règlements en matière de technologie et de protection des données à caractère personnel, il est probable que la présente Charte soit mise à jour. Si vous êtes utilisateur du Site, vous serez informé de ses éventuelles modifications par mail.

Si l’une des clauses de la présente Charte devait être déclarée nulle ou contraire à la réglementation, elle sera réputée non écrite mais n’entraînera pas la nullité des autres clauses de la présente Charte.

La présente Charte s’applique pour les Données collectées : 

• Via la simple utilisation de l’application;
• Via les mails échangés (ou tout autre outil de messagerie électronique) entre Foxtastic SRL et vous ;
• Lorsque vous créez un compte d’utilisateur sur l’Application;
• Lorsque vous effectuez une commande sur l’Application ;
• Lorsque vous vous inscrivez à la Newsletter de l’Application (la « Newsletter »).

Elle ne s’applique pas aux informations collectées par toutes tierces parties ou par le biais de sites gérés par ces dernières y compris via des applications ou contenus (y compris les publicités) redirigeant l’utilisateur vers l’Application. Nous vous remercions de lire attentivement la Charte concernant le traitement de vos Données et nous vous informons que la navigation sur notre Site entraîne nécessairement l’acceptation de la présente Charte. Si cette dernière n’obtient pas votre adhésion, nous vous invitons à quitter notre Application. Il vous appartient de contrôler que les Données communiquées à Foxtastic SRL sont conformes.

1. Quelles sont les données collectées par Guide des huiles essentielles ?

Selon la nature et la finalité de votre interaction avec Guide des huiles essentielles (création d’un compte d’utilisateur, inscription à la Newsletter, renseignement des formulaires de contact, ainsi que lors d’éventuels échanges téléphoniques) nous sommes susceptibles de collecter les Données suivantes :

• Votre adresse électronique vous sera nécessairement demandée si vous souhaitez créer un compte d’utilisateur, passer une commande, communiquer avec nous via les formulaires de contact et/ou recevoir notre Newsletter ;
• Les Données relatives à votre identité telles que votre nom, prénoms, adresse électronique, adresses postales, numéros de téléphone et âge pourront vous être demandées ;
• Les Données relatives à la navigation : il s’agit des Données relatives à la manière dont vous utilisez le Site comprenant : l’adresse IP, l’appareil utilisé, la durée d’utilisation, l’historique des recherches, le système d’exploitation utilisé, la langue et les pages visualisées ;
• Les Données concernant vos visites sur l’Application, y compris les données de trafic, les fichiers de journal et autres données ou ressources de communication que vous utilisez en accédant au Site ;
• Les Données relatives aux commandes : votre adresse postale est nécessaire à l’établissement des factures. De même, vos coordonnées bancaires, PayPal, ou autre partenaire financier devront être renseignées pour procéder au paiement de votre commande. Les données relatives à vos achats de médicaments seront enregistrées dans votre dossier patient conformément aux bonnes règles de délivrance pharmaceutique ;
• Les Données relatives à l’utilisation des réseaux sociaux lorsque vous en utilisez les fonctionnalités.

2. Comment vos données sont-elles collectées ?

Les Données peuvent être collectées de différentes façons sur l’Application. Les Données peuvent être collectées de manière directe lorsque vous nous les transférez au moyen des formulaires de contact et de création de compte d’utilisateur, d’inscription à la Newsletter disponibles sur l’Application et/ou communiquées lorsque vous nous contactez par téléphone. Lorsque vous nous contactez selon ces différents moyens, une copie de vos échanges avec Guide des huiles essentielles, y compris les adresses courriels, peut être effectuée et archivée. Guide des huiles essentielles collecte également de manière indirecte certaines Données au moyen de cookies/traceurs.

3. Pourquoi vos données sont-elles collectées ?

Si vous êtes simple utilisateur, nous collectons vos Données pour :

• Gérer les commandes et exécuter le contrat ;
• Assurer la sécurité et la traçabilité des achats de l’application ;
• Vous transmettre des informations concernant votre compte (notamment les factures d’achat, l’historique des commandes) ;
• Gérer vos demandes adressées via la page de contact ;
• Vous permettre de laisser un avis sur les produits et/ou le Site ;
• Vous informer des changements concernant l’Application ou notre offre de produits et services ;
• Vous envoyer notre Newsletter et/ou des offres commerciales personnalisées si vous y avez consenti ;
• Vous demander si vous avez rencontré un problème lors de votre commande afin d’améliorer votre expérience patient au quotidien ;
• Respecter nos droits et obligations stipulés dans les contrats conclus avec les utilisateurs ainsi qu’à toute autre fin légale ;

Nous pouvons utiliser également des cookies ou traceurs :

• Pour sécuriser votre navigation et permettre d’améliorer votre expérience utilisateur. Le refus de ceux-ci empêchera toute commande sur l’Application (Identification impossible) ;
• analyser le trafic et les données sur l’Application afin de mesurer le nombre d’utilisateurs de l’Application, de le rendre plus faciles à utiliser et de s’assurer de sa capacité à répondre de manière rapide à vos demandes ;
• analyser votre comportement de navigation afin d’améliorer l’ergonomie de l’Application;
• effectuer des propositions commerciales pertinentes sur les réseaux sociaux. 

Le refus de remplir correctement le ou les formulaires de l’Application peut bloquer l’accès à certaines pages, notamment celles concernant la commande de produits ou services.

4. Qui traite vos données ?

Vos Données sont traitées par le personnel et les collaborateurs de Foxtastic SRL en charge de :

• La gestion de l’Application ;
• La gestion du support, pour répondre à toutes vos questions ;
• La gestion de la facturation. 

Par ailleurs, dans le cadre de notre activité, et pour des besoins de traitement, vos Données sont susceptibles d’être communiquées à des sous-traitants, prestataires de services ou autre tierces parties, et en particulier :

• la Pharmacie Centrale de Maurage SPRL, située 12 rue centrale, 7110 Maurage, Belgique et inscrite à la TVA sous le n° BE 0878.494.059 ;
• Les services de paiements Stripe et PayPal ;
• Le service d’envoi d’emails Mailchimp ;
• Les transporteurs DPD, Mondial Relay, Colissimo et Bpost ;
• Les Services comptables ;
• Les Services fiscaux ;
• Google Analytics ;
• Google Adwords.

Chacun de ses acteurs respectant un engagement de confidentialité concernant l’usage et le traitement des données personnelles.

Pour la gestion du paiement et afin de faciliter l’expérience de ses utilisateurs, Guide des huiles essentielles propose les moyens de paiements suivants pour procéder aux achats sur le Site :

• Le paiement en ligne par Carte Bancaire géré par Stripe ;
• Le paiement en ligne par PayPal ;

Foxtastic SRL essentielles n’a aucun accès à vos identifiants et numéros de carte bancaire. Toutes les transactions sont sécurisées à l’aide d’un cryptage SSL vous garantissant à la fois l’identité de l’organisme de paiement et la confidentialité des données.

L’ensemble des sous-traitants, prestataires de services, Partenaires ou autre tierces parties susmentionnés sont contraints par des obligations contractuelles de respecter la confidentialité et la protection des Données et de les traiter uniquement pour les fins auxquelles nous leur transmettons.

Vos Données pourront être transmises à tout acheteur ou autre successeur en cas de fusion, cession, restructuration, réorganisation, dissolution ou autre vente ou transfert d’une partie ou de la totalité des actifs de Guide des huiles essentielles en raison d’incertitudes ou de faillite, liquidation ou autres processus dans le cadre desquels les Données des utilisateurs de Guide des huiles essentielles figurent parmi les actifs cédés.

Enfin, nous sommes également susceptibles de divulguer vos Données :

• pour nous conformer à tout mandat requis par les lois en vigueur, y compris aux demandes gouvernementales et réglementaires ;
• si nous estimons que la divulgation est rendue nécessaire ou requise par la protection des droits, de la propriété ou de la sécurité de Guide des huiles essentielles, de ses clients ou autres parties prenantes. ;

Cette divulgation éventuelle inclut l’échange d’informations avec d’autres entreprises et organisations à des fins de protection contre la fraude et les contrefaçons.

L’Application peut contenir des liens vers différents sites et plateformes de réseaux sociaux gérées sur des serveurs tiers, par des personnes ou organisations sur lesquelles Foxtastic SRL n’a aucun contrôle. De ce fait, nous ne pouvons en aucun cas être tenus pour responsables de la façon dont vos Données seront stockées ou utilisées sur les serveurs de ces tiers. Nous vous conseillons de prendre connaissance de la charte applicable en matière de protection des données à caractère personnel de chaque site Internet tiers auquel vous accéderez via le Site afin d’apprécier la manière dont seront utilisées vos Données.

5. Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

Guide des huiles essentielles ne conserve vos Données que pour la durée nécessaire aux finalités exposées à l’Article 3. Cette durée de conservation n’est pas la même selon les Données en cause, la nature et la finalité de la collecte étant susceptible de faire varier cette durée. De même, certaines obligations légales imposent une durée de conservation spécifique.

Lorsque vous êtes inscrit à la Newsletter, nous conservons votre adresse courriel jusqu’à votre désinscription.

Lorsque vous prenez contact avec Guide des huiles essentielles grâce au formulaire de contact ou que vous communiquez avec nous par téléphone ou par email, vos données peuvent être conservées:

• jusqu’à un (1) an à compter du dernier contact si vous n’avez pas de compte client ou de commande effectuée sur le Site.
• jusqu’à dix (10) ans (Durée légale) à compter de la dernière commande effectuée sur l’Application, si ces informations concernent cette commande.
• Dans tous les autres cas, la durée de conservation de ces Données échangées ne saurait excéder un (1) an.

S’agissant de votre compte d’utilisateur, l’ensemble de vos données de facturation sont conservées pendant sept (7) ans à compter de la date d’achat même dans le cas où vous auriez effectué une demande de désactivation de votre compte utilisateur.

Si vous effectuez une demande de suppression de Données personnelles, votre compte d’utilisateur de  l’Application sera désactivé et anonymisé, puis totalement supprimé à l’issue des durées susmentionnées à compter du jour où vous en avez formulé la demande.

6. Comment vos données sont-elles protégées ?

Vos Données sont conservées sur un serveur sécurisé et protégé par un pare-feu et antivirus. Nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles destinées à garantir la sécurité et la confidentialité de vos Données contre toute perte accidentelle et contre tout accès, utilisation, modification et divulgation non autorisé. Compte tenu des particularités inhérentes à Internet, il nous est toutefois impossible de garantir la sécurité optimale des échanges d’informations sur ce réseau. Nous nous efforçons de protéger vos Données, mais nous ne pouvons garantir la sécurité absolue des informations transmises à l’Application. Vous convenez que vous transmettez vos Données à vos propres risques. Nous ne pouvons être tenus responsables du non-respect des paramètres de confidentialité ou des mesures de sécurité en place sur le Site. A ce titre, vous convenez que la sécurité de vos informations est également de votre ressort. Par exemple, il vous incombe de garder secret le mot de passe vous permettant d’accéder à votre compte d’utilisateur. Ne le divulguez en aucun cas à des tiers. De même, soyez vigilant lorsque vous divulguez des informations dans les sections publiques de l’Application, ces dernières pouvant être consultées par n’importe quel utilisateur de l’Application.

7. Quels sont vos droits ?

Vous pouvez choisir comment les Données que vous nous transmettez sont utilisées :

• Vous pouvez refuser de communiquer vos coordonnées bancaires ou PayPal et/ou vos adresses postales. Dans ce cas, vous ne pourrez pas effectuer d’achat sur l’Application;
• Vous pouvez décider de ne plus recevoir la Newsletter ainsi que nos offres personnalisées : il vous suffit alors de vous connecter à votre compte d’utilisateur de l’Application ou de cliquer sur le lien présent dans le courriel qui vous est adressé.

En tout état de cause, vous avez la possibilité d’accéder à votre compte d’utilisateur à tout moment pour consulter ou mettre à jour vos Données et vous désinscrire de notre Newsletter si vous y étiez inscrit. Conformément aux dispositions de la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel, en particulier le règlement européen 2016/679 sur la protection des Données (le « RGPD ») ainsi que la loi du 6 janvier 1978 n°78-17 dite « Informatique et Libertés » et ses modifications, vous disposez d’un droit d’accès et d’un droit de rectification sur vos Données.

 

De plus, sous réserve des conditions prévues par ladite réglementation pour l’exercice de ces droits, vous bénéficiez :

• D’un droit à l’effacement de vos Données (Hors données comptables dont la conservation de 7 ans est requise par le droit Belge ;
• D’un droit à la limitation du traitement de vos Données ;
• D’un droit d’opposition au traitement de vos Données pour des motifs légitimes, conformément à l’article 21 du RGPD ;
• D’un droit à la portabilité sur les Données que vous avez fournies (pour les traitements automatisés fondés sur le consentement ou l’exécution d’un contrat) ;
• Du droit au retrait du consentement, lorsque celui-ci vous avait été demandé. Lorsque le traitement de vos Données est effectué sur la base de votre consentement, vous pouvez retirer celui-ci à tout moment.

Vous reconnaissez toutefois que les traitements effectués avant la révocation de votre consentement demeurent parfaitement valables. Vous disposez également d’un droit d’opposition sans motif à ce que Guide des huiles essentielles procède à une analyse de vos Données pour partager celles-ci à des fins de marketing.

 

Toutefois, conformément à l’article 12.6 du RGPD, pour l’exercice de ces droits, Guide des huiles essentielles, en tant que responsable de ce traitement, se réserve le droit de vous demander de justifier votre identité. Nous vous informons que les données permettant de justifier votre identité seront supprimées une fois que nous aurons répondu à votre requête. Vous pouvez exercer ces droits en adressant un courriel en français à marie@huiles-essentielles.app.

Nous disposons d’un délai d’un mois pour répondre à toute demande relative à l’exercice de vos droits. Ce délai peut être prorogé de deux mois, en raison de la complexité ou du trop grand nombre de demandes.

8. Stockage des données collectées par Guide des huiles essentielles

Les Données collectées dans le cadre de l’utilisation du Site sont stockées exclusivement sur des serveurs situés en Europe, hébergé par la société Google.